Kurumsal Arşiv Geleceğe Taşınıyor

Manisa Büyükşehir Belediyesi, teknolojiyi kamu hizmetleriyle buluşturarak geleceğin akıllı şehir altyapısını inşa etmeye devam ediyor. Belediye bünyesindeki kurumsal hafızayı korumak, bürokratik süreçleri hızlandırmak ve fiziki evrak güvenliğini maksimum seviyeye çıkarmak amacıyla başlatılan dijital arşiv dönüşüm projesinde çalışmalar tüm hızıyla sürüyor.

Manisa Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, dijitalleştirme merkezini ziyaret ederek yürütülen çalışmaların son durumu hakkında teknik ekipten detaylı bilgi aldı.

Altı Kademeli Güvenli Dönüşüm Süreci

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü koordinesinde yürütülen proje, uluslararası standartlara uygun olarak altı temel aşamada gerçekleştiriliyor:

• Fiziki Ayrıştırma ve Temizlik: Uzman ekipler tarafından zamana bağlı yıpranma ihtimali olan belgeler tek tek tasnif edilerek tarama aşamasına hazır hale getiriliyor.

• Yüksek Çözünürlüklü Sayısallaştırma: Temizlenen evraklar, profesyonel tarayıcılar aracılığıyla yüksek çözünürlükte dijital dünyaya aktarılıyor.

• OCR (Optik Karakter Tanıma) Teknolojisi: Belgelerin içerisindeki metinler dijital ortamda okunabilir ve kelime bazlı aranabilir hale getiriliyor.

  

  Öğrencilerden teknoloji başarısı

  İçeriği Görüntüle

• Kimliklendirme ve İndeksleme: Her evrak; tarih, sayı, kurum ve konu başlıklarına göre dijital olarak etiketleniyor.

• Kalite Kontrol ve Entegrasyon: Hatasız kayıt için kalite kontrolden geçirilen belgeler, Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi'ne yükleniyor.

• Gelişmiş Şifreleme ve Yedekleme: Sayısallaştırılan tüm veri tabanı, siber güvenlik protokolleri ve gelişmiş şifreleme yöntemleriyle belediyenin güvenli sunucularında koruma altına alınıyor.

Hem Hizmet Kalitesi Artıyor Hem Doğa Korunuyor

Hayata geçirilen bu kapsamlı dijitalleşme projesi sayesinde, vatandaşların resmi kurumlara yaptığı başvurular ve bilgi talepleri saniyeler içinde arşivden çekilerek yanıtlanabilecek. Fiziksel arşiv alanı ihtiyacını minimize eden bu çevreci hamle, belediye içindeki kağıt tüketimini de sıfıra yaklaştırarak çevre dostu belediyecilik anlayışına büyük katkı sağlıyor.